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電子勞動合同在北京首推,開啟數智化用工模式
2020-4-28
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   2020年3月10日人社部官網發文,用人單位與勞動者協商一致可以采用電子形式訂立書面勞動合同。4月22日,北京市人力資源與社會保障局發布新聞,將在本市推廣使用電子勞動合同,開創全國先河!北京人力資源服務行業協會秘書長沈志歈認為,人社部印發的這一文件,肯定了電子簽名、電子合同對疫情下助力企業正常運轉的重要作用,讓使用電子勞動合同的企業和員工,沒有了后顧之憂。

電子勞動合同在北京首推,開啟數智化用工模式

  3月23日,國家發改委在新聞發布會上也表示,這次疫情讓我們更加認識到了信息技術深度融合與數字化轉型所帶來的巨大效益,未來一段時期,數字經濟將成為拉動經濟增長的一個重要引擎,各行業各領域數字化轉型步伐將大大加快。

  數字化進程的加快,使企業員工對數字化也抱有期待。員工希望能夠通過數字化、智能化技術,來改善自己的工作流程、工作形式、工作狀態、工作體驗,希望將更多時間留給自我提升,而不是事務性工作。HR作為企業與員工的橋梁,必須具備數字化意識,一方面更好的為企業培養數字化人才,另外也通過數字化提升員工活力,驅動組織發展。

  自2005年4月1日《中華人民共和國電子簽名法》通過,正式認可電子簽名的合法效力以來,在租賃、金融服務、旅游、教育等生活場景中已經被廣泛應用,電子合同對個人來講早已經不是新鮮事物,電子簽名技術也給每個人的交易帶來了很大的便捷。但是電子勞動合同對企業而言,是用工模式的數字化升級。

  電子勞動合同本質上與紙質勞動合同完全相同。但紙質合同簽署時間長,并涉及人員往返、快遞郵寄以及存儲等成本。在抗疫期間,用友就已推出用友DHR電子勞動合同解決方案,幫助企業徹底改善紙質合同來回郵寄,而造成的成本高、耗時、耗力、過程無法監控、管理難度高的問題。幫助企業在合同管理中降低成本、節約時間、信息準確、過程跟蹤、實時在線瀏覽調閱,也解決了時下無接觸入職的問題。

  用友DHR電子勞動合同解決方案整體包含基礎設置、電子合同發起、員工簽字、企業蓋章四個環節;A設置解決的是企業和用印人身份認證和多法人主體企業下的差異化合同的問題;電子合同解決的是不同場景下的應用發起問題;員工簽字解決的是員工真實身份真實意愿的問題;最后企業蓋章存檔。合同簽署的整個過程滿足電子簽名法可追蹤,防篡改。

電子勞動合同在北京首推,開啟數智化用工模式

  場景1:對入職的員工辦理新簽合同

  經過招聘待入職的人員在入司時,需要及時簽署勞動合同,避免勞動風險的發生。根據每家企業入職的流程的差異,入職新簽合同往往分為三種類型。

電子勞動合同在北京首推,開啟數智化用工模式

  類型一:錄用申請時簽署合同

  對通過招聘甄選后的員工發起錄用申請時,HR維護基本信息生成電子合同,默認勾選電子合同,確認入職后,員工自動收到電子合同簽訂通知。

  類型二:入職報到時簽署合同

  入職報到辦理時,維護合同基本信息,默認勾選電子合同,確認入職后,員工自動收到電子合同簽訂通知。

  類型三:入職后的簽署合同

  對于在入職后簽署合同的員工,HR在合同模塊發起合同單獨或批量的簽訂申請,默認勾選電子合同,合同簽訂審批完成后,員工自動收到電子合同簽訂通知。

電子勞動合同在北京首推,開啟數智化用工模式

  對于以上三種類型的合同簽署發起后,員工可通過多端(友空間、短信、郵箱)收到通知。員工在查看合同簽訂,系統會對員工進行實名認證,認證通過后,員工可進行個人簽字/蓋章,再進行二次意愿認證。這樣既可以保證員工本人操作,也可以驗證本人意愿。

  場景2:對合同到期的員工辦理續簽

  根據員工合同到期前發出的合同到期提醒,HR發起合同續簽意見征詢,默認勾選電子合同。經過員工和相關領導同意續簽后,系統自動向員工發出續簽合同的通知,員工根據續簽通知打開鏈接完成續簽合同的相應操作。

電子勞動合同在北京首推,開啟數智化用工模式

  合同簽署完成后,HR根據權限在線瀏覽員工合同簽署情況,并在線加蓋公章,進行合同存檔以便后續應用。員工可在移動端瀏覽查詢個人電子合同,并可對電子合同進行下載使用。

  電子合同的使用效果立竿見影,價值顯而易見。電子合同不僅是一項節約成本、提升效率的新技術。未來將會成為人力資源事務性工作的交互模式,讓自助化、自動化、集中化的遠程交互模式成為一種可能。尤其是現在的疫情持續期,幫助HR解放更多的事務性工作,集中精力貼近業務提升價值。通過新技術實現人力資源數智化升級!

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